Compensação automática da conta transitória
Introdução
A baixa de um título (Cobrança ou Pagamento) e o lançamento do extrato bancário (Conciliação Financeira) passam pela conta transitória. Os valores se anulam, mas a compensação desses itens no SAP S/4HANA era manual, porque nenhum campo dos lançamentos dizia ao SAP quais itens pertencem ao mesmo grupo.
As integrações do BankPlus Invent Apps gravam um código de transação em um campo de referência do lançamento. Com esse código, o job de compensação automática do SAP agrupa os itens da conta transitória e compensa o grupo quando a soma de débitos e créditos zera.
O resultado é o fim da compensação manual da conta transitória para os itens integrados pelo BankPlus. Cada item passa a indicar no próprio lançamento a qual grupo pertence (recebimentos ou pagamentos), o que facilita a análise do saldo em aberto, e o fechamento contábil fica com menos itens pendentes e menos retrabalho na conciliação.
Público: equipes de implantação e suporte da Invent e time contábil, financeiro e SAP do cliente.
Como funciona
Cada movimento financeiro gera duas pernas na conta transitória:
- Perna da baixa: gerada pela integração de Contas a Receber (Cobrança) ou de Contas a Pagar (Pagamento).
- Perna do extrato: gerada pela integração de Lançamento Contábil do Processamento de Extrato ou pela integração de Contas a Receber, no App Conciliação Financeira.
As duas pernas recebem o mesmo código de transação no campo chave. O SAP usa esse código para agrupar: itens com o mesmo código formam um grupo, e o grupo é compensado quando a soma de débitos e créditos zera.
Visão geral dos parâmetros
O campo chave define onde o código é gravado. O código de transação define qual valor é gravado.
| Parâmetro | Onde fica | Escopo | Valor padrão |
|---|---|---|---|
| Campo Chave Compensação | Configuração de Integração, aba Documentos | Compartilhado entre os três Apps | Chave referência 2 |
| Código transação compensação | Contrato de Cobrança, aba Contabilização | Por contrato | 1 |
| Código transação compensação | Contrato de Pagamento, aba Contabilização | Por contrato | 2 |
| Código Transação Compensação | Configuração de Extrato, aba Categorias, Configuração de Contabilização | Por categoria e conta | Crédito = 1, Débito = 2 |
Fluxo do processo
- A integração de Cobrança ou de Pagamento gera a baixa e grava o código de transação do contrato no campo chave.
- O Processamento de Extrato, na Conciliação Financeira, gera o lançamento da conta bancária pela integração de Lançamento Contábil ou de Contas a Receber e grava o Código Transação Compensação da categoria no campo chave.
- O job de compensação automática do SAP agrupa os itens da conta transitória pelo código e compensa os grupos cuja soma zerou.
Responsabilidades
| Atividade | BankPlus | Cliente ou consultoria SAP |
|---|---|---|
| Gravar o código de transação no campo chave dos lançamentos de Cobrança, Pagamento e Conciliação Financeira | Sim | Não |
| Configurar no SAP S/4HANA a regra de compensação automática da conta transitória, com o mesmo campo chave como critério | Não | Sim |
| Agendar ou executar o job de compensação | Não | Sim |
Pré-requisitos e disponibilidade
- ERP: SAP S/4HANA.
- Atualização automática: nos contratos SAP S/4HANA Public Cloud existentes, a atualização preenche os parâmetros com os valores padrão (campo chave = Chave referência 2, Cobrança = 1, Pagamento = 2, categorias de extrato Crédito = 1 e Débito = 2). Nos demais sistemas de origem, os parâmetros não são preenchidos. Quando aplicável, configure manualmente conforme as seções abaixo.
- Dependências do cliente: regra de compensação automática da conta transitória configurada no SAP (veja Lado ERP).
- Campo livre: o campo de referência escolhido não pode estar em uso por outro processo do cliente, porque a integração passa a ocupá-lo com o código de transação.
Configuração da tela Configuração de Integração
Processo afetado: integrações de Cobrança, Pagamento e Conciliação Financeira. O parâmetro tem um único valor, compartilhado entre os três Apps. Mais sobre a tela em Configuração de Integração.
Como configurar
- Acesse Configurações > Configuração de Integração > aba Documentos.
- Clique em Editar.
- Selecione em Campo Chave Compensação a tag do payload do campo de referência que vai receber o código de transação. Padrão:
Reference2IDByBusinessPartner. - Clique em Salvar.
Figura 1: Configuração de Integração, Documentos, Campo Chave Compensação.
Valores possíveis
O valor do parâmetro é a tag do payload de integração que corresponde ao campo do SAP:
| Campo no SAP S/4HANA | Tag no payload de integração |
|---|---|
| Chave referência 2 (padrão) | Reference2IDByBusinessPartner |
Regras e efeitos
- Alteração: muda o campo de gravação das três integrações ao mesmo tempo.
- Mesmo campo no SAP: o campo escolhido precisa ser o critério da regra de compensação automática do SAP. Se forem diferentes, o SAP não encontra o código e os itens continuam em aberto.
- Sem efeito retroativo: a alteração vale para os lançamentos integrados depois dela. Lançamentos já integrados não são regravados.
Configuração da tela Contrato de Cobrança
Processo afetado: integrações de Contas a Receber e de Lançamento Contábil do App Cobrança.
Como configurar
- Acesse Configurações > Contratos de Cobrança e abra o contrato.
- Na aba Contabilização, informe o Código transação compensação. Padrão: 1.
- Clique em Salvar.
Figura 2: Contrato de Cobrança, Contabilização, Código transação compensação.
Regras e efeitos
- Formato: número ou texto, até 12 caracteres.
- Onde é gravado: no campo chave da perna da baixa, nos lançamentos gerados pela integração do contrato.
- Coerência com o extrato: o mesmo código precisa estar no Código Transação Compensação das categorias de crédito do extrato que representam esses recebimentos.
Figura 3: Configuração de Extrato, Categorias, categoria de crédito com o mesmo código da Cobrança (1).
Configuração da tela Contrato de Pagamento
Processo afetado: integrações de Contas a Pagar e de Lançamento Contábil do App Pagamento.
Como configurar
- Acesse Configurações > Contratos de Pagamento e abra o contrato.
- Na aba Contabilização, informe o Código transação compensação. Padrão: 2.
- Clique em Salvar.
Figura 4: Contrato de Pagamento, Contabilização, Código transação compensação.
Regras e efeitos
- Formato: número ou texto, até 12 caracteres.
- Onde é gravado: no campo chave da perna da baixa, nos lançamentos gerados pela integração do contrato.
- Coerência com o extrato: o mesmo código precisa estar no Código Transação Compensação das categorias de débito do extrato que representam esses pagamentos.
Figura 5: Configuração de Extrato, Categorias, categoria de débito com o mesmo código do Pagamento (2).
Configuração da tela Configuração de Extrato
Processo afetado: integrações de Lançamento Contábil do Processamento de Extrato e de Contas a Receber do App Conciliação Financeira. Neste App o código não fica em um contrato. Ele fica no Código Transação Compensação da Configuração de Contabilização de cada categoria.
Como configurar
- Acesse Configurações > Configuração de Extrato > aba Categorias.
- Selecione a categoria e abra a Configuração de Contabilização.
- Em cada linha de conta (Padrão e contas bancárias específicas), informe o Código Transação Compensação.
- Clique em Confirmar e depois em Salvar.
A Figura 3 mostra essa tela com uma categoria de crédito preenchida.
Regra de preenchimento
O código da perna do extrato precisa ser o mesmo da perna da baixa correspondente. Se forem diferentes, as duas pernas caem em grupos diferentes e não compensam.
| Tipo de operação da categoria | Código Transação Compensação | Grupo |
|---|---|---|
| Crédito | Mesmo código do Contrato de Cobrança (padrão 1) | Recebimentos |
| Débito | Mesmo código do Contrato de Pagamento (padrão 2) | Pagamentos |
Regras e efeitos
- Atualização: as categorias existentes de contratos SAP S/4HANA Public Cloud foram preenchidas pelo tipo de operação: Crédito = 1 e Débito = 2.
- Alteração no contrato: se o código mudar em um Contrato de Cobrança ou de Pagamento, ajuste o Código Transação Compensação das categorias correspondentes.
- Categorias fora da conta transitória: categorias que não movimentam a conta transitória (por exemplo, tarifas e aplicações) também recebem o código. Não há efeito na compensação, desde que a regra do SAP esteja restrita à conta transitória.
Lado ERP
Esta etapa é do time SAP do cliente. O BankPlus não executa esta parte.
- Configure a regra de compensação automática da conta transitória usando como critério o mesmo campo definido em Campo Chave Compensação (padrão Chave referência 2).
- Agende ou execute o job de compensação automática.
O SAP compensa quando a soma de todos os itens em aberto com o mesmo código zera. Enquanto faltar uma perna (extrato ainda não processado ou baixa ainda não integrada), ou se houver diferença de valor, o grupo inteiro fica em aberto. A compensação acontece na primeira execução do job depois que o grupo zera.
No SAP, o campo aparece como Chave referência 2 nas listas de itens e como ID referência 2 por parceiro de negócios no detalhe do item.
Figura 6: SAP S/4HANA, Item do documento na visão do ledger, ID referência 2 por parceiro de negócios com o código gravado.
Exemplo
Os sentidos de débito e crédito abaixo são ilustrativos. Eles dependem da configuração de contabilização de cada contrato e categoria.
| # | Origem | Movimento | Na conta transitória | Chave referência 2 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cobrança | Baixa de título de R$ 1.000,00 | Débito R$ 1.000,00 | 1 |
| 2 | Conciliação Financeira | Crédito no extrato de R$ 1.000,00 (categoria de crédito) | Crédito R$ 1.000,00 | 1 |
| 3 | Pagamento | Pagamento a fornecedor de R$ 500,00 | Crédito R$ 500,00 | 2 |
| 4 | Conciliação Financeira | Débito no extrato de R$ 500,00 (categoria de débito) | Débito R$ 500,00 | 2 |
| Cenário | Itens | Resultado |
|---|---|---|
| Grupo 1 completo | 1 e 2 somam zero | O job compensa |
| Grupo 2 completo | 3 e 4 somam zero | O job compensa |
| Item 4 ainda não integrado | Grupo 2 com saldo de R$ 500,00 | O grupo 2 fica em aberto até a integração do extrato. O grupo 1 compensa normalmente, porque o código é outro |
Pontos de atenção
- Campo chave único: o mesmo campo vale para os três Apps e precisa ser o critério da regra do SAP.
- Coerência dos códigos: categorias de crédito usam o código da Cobrança, e categorias de débito usam o código do Pagamento.
- Tamanho do grupo: o grupo reúne todos os itens em aberto com o mesmo código, então uma única perna pendente segura o grupo inteiro. Para reduzir esse efeito, use códigos diferentes por contrato (por exemplo, um código por banco), desde que as linhas de conta das categorias de extrato usem o código do contrato correspondente. Outra opção é segmentar o grupo na própria regra do SAP, do lado do cliente.
- Formato: número ou texto, até 12 caracteres.
- Atualização automática: só para contratos SAP S/4HANA Public Cloud. Nos demais, configure manualmente quando aplicável.
- Sem efeito retroativo: lançamentos integrados antes da atualização ou antes de uma alteração de parâmetro não recebem o código.
Diagnóstico
Quando itens da conta transitória continuarem em aberto, verifique nesta ordem:
- O lançamento foi integrado depois da atualização e da última alteração do parâmetro?
- O campo de referência está preenchido no SAP (Chave referência 2 nas listas de itens ou ID referência 2 por parceiro de negócios no detalhe do item)? Se estiver vazio, confira o Campo Chave Compensação, inclusive a grafia exata da tag, e o código no contrato ou na categoria.
- As duas pernas têm o mesmo código? Se não, compare o Código Transação Compensação da categoria do extrato com o código do contrato.
- O campo chave configurado no BankPlus é o mesmo usado como critério na regra de compensação do SAP?
- A soma do grupo zerou? Procure pernas faltantes (extrato não processado ou baixa não integrada) ou diferenças de valor.
- O job de compensação rodou depois das integrações?